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工程建設項目暫估價招標過程文件編審探討
作者:張建圓 吳振全 發布時間:2019-08-29

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摘要:本文分析了暫估價招標過程文件編審內涵,總結了編審工作的特點,梳理了編審工作開展的前置條件,提出了編審工作的若干主要思路,并對編審方法進行了分析闡述,文章旨在為工程人員實施暫估價招標管理及過程文件編審提供參考。


關鍵詞: 工程建設項目   暫估價   過程文件   編審


0 引言

在工程建設項目施工總承包招標中,受設計成果不成熟因素影響或出于承發包管理考慮,工程量清單中設置一定數量和規模的暫估價內容是必要的。尤其對房建項目而言,當暫估價內容達到法定招標規模與范圍標準時,需由施工總承包人會同發包人組織招標活動。實踐中,暫估價招標不同于發包人項下招標,其具有組織周期長、專業要求高、參與主體多等特點,招標組織難度相對較大。暫估價招標過程文件指招標各階段所形成的成果性文件。過程文件是招標活動質量的反映,是暫估價招標管理的重要抓手。當發包人與施工總承包人共同組織實施暫估價招標時,在項目管理人及監理人參與下,諸多參與主體將協同工作并共同參與過程文件編審,各主體試圖就分歧事項達成一致以便有效推進編審進程??梢運當嗌蠊談叢有允侵圃莢莨蘭壅斜杲套鈧匾蛩?。工程人員應充分意識到編審工作的艱巨性,提早規劃和處理好協調解決的事項,樹立正確觀念,實施科學操作方法,努力提升招標組織成效。

 

1 編審工作的內涵

 

1.1發包人參與編審的實質分析。工程建設項目中,發包人是項目的實施主體也是管理主體,而施工總承包人則是項目施工主體。發包人與施工總承包人形成了管理關系。發包人參與招標過程文件編審實質是針對施工總承包人就分包問題的處置與確認過程。正是由于雙方主體性質的不同,在建設項目實施中所行使權利、履行義務及承擔責任上存在差異,進而決定了雙方各自利益追求的不同。典型的,施工總承包人作為經營主體對經濟利益的追求是必然的。而發包人作為項目法人負有投資管控的責任。雙方在管理利益上的對立決定了發包人參與編審的實質是一種與施工總承包人利益博弈的過程,從而進一步導致了編審過程中的利益妥協與平衡的出現?!噸謝嗣窆埠凸ㄖā返詼盤踔賦觶?/span>“除總包合同中約定的分包外,總承包單位的分包必須經建設單位認可”。暫估價招標過程屬分包過程,為此,發包人參與編審則是對施工總承包人分包確認的具體表現??山商蹩鈧小叭峽傘幣淮世斫馕峭ü斜旯濤募苑職孿鈑枰浴叭啡稀鋇墓?。需指出,作為招標人,過程文件由施工總承包人牽頭主導編制,其利益導向和主動性則為其所掌控,其所擁有的對過程文件決策權與所承擔施工總承包責任相對應。通過對編審的實質性分析認為,發包人對招標過程文件的“確認”過程存在一定局限,是針對分包人間接而有限的管理手段。

1.2編審主體間的利益取向。發包人參與編審具有多種利益取向,有些與施工總承包人一致,有些則對立。總體而言,凡涉及侵占施工總包人經濟利益或與其所分包管理思想存在分歧的,則施工總承包人持對立態度。相反,則持擁護或中立態度。從施工總承包人視角,當過程文件存在有損于發包人利益內容時,則發包人持對立態度,相反則持鼓勵或中立態度。法律中,施工總承包人就分包管理向發包人負責,為此,發包人樂見施工總承包人在過程文件中強化分包管控的相關約定。總體而言,施工總承包人所提交的過程文件內容應統一在發包人針對項目總體實施目標及管理利益框架下。發包人對過程文件編審所介入的程度不應損害施工總承包人合理訴求或經濟利益?;詿?,發包人應給予施工總承包人編審自由空間,而避免形成過度干預其分包行為。

1.3編審主體責任與動力。發包人站在自身管理視角,對認為施工總承包人約定不完整、欠科學的內容予以補正。施工總承包人則一方面從自身視角強化分包締約文件,形成對分包人的合約規制約束,另一方面,則避免違背項目總體實施目標,盡量滿足發包人管理利益。只有這樣,施工總承包人才能擔負起分包管理責任,并就此對發包人負責。同時,發包人也能夠實現對項目履行主體權利與義務。正是由于各主體在建設實施中所承擔的責任差異,通過對編審責任的鎖定與追蹤,使得參與編審的任何主體所導致的工作延誤或失誤均應承擔相應責任將有效推進編審工作協同進程,這構成了編審行為的主要動力。編審制度設計就要對各主體編審行為形成有效過程記錄,并使得行為可追蹤、責任可鎖定。

 

2 編審工作的特點

 

2.1編審工作的周期性。暫估價招標過程文件編審是一項耗時較長的工作。首先,編審準備過程漫長,主要包括暫估價內容對應施工圖及投資額確定。只有當設計成果足夠成熟并達到施工圖深度時才能夠啟動招標文件、清單與控制價文件編制工作。其次,需就有關編審事項實現進行溝通協調,各參建單位需召開會議反復研商,待形成一致意見后實施決策。再次,諸如過程文件需依各方意見修改,其中經濟文件還可能伴隨設計成果優化而不斷反復調整,均使得編審周期被延長。另外,大部分過程文件需履行簽章手續,需要履行各編審主體內部多環節簽章審批流程??梢運抵芷諦允潛嗌蠊ぷ魘滓氐?,工程人員有必要統籌規劃好編審時間。

2.2編審質量的相對性。正是由于編審工作實質是發包人與施工總承包人妥協平衡的過程。為此,過程文件編審最終成果質量是一種并非達到絕對完美的“中間質量狀態”,尤其對于內容豐富的招標文件而言,質量滿意程度而非完全趨同于某一編審主體。不僅如此,文件編審質量很大程度上也取決于中介咨詢機構人員工作能力,以及參與文件編審的各管理主體人員的素質水平。此外,更取決于為高效組織暫估價招標而構建的參與主體協同工作機制的可靠性??梢運?,過程文件編審質量是各參建單位共同努力的結果。實踐中,編審主體出于各自責任擔當,可能出現針對某些保留分歧意見且甘愿為此承擔責任的情形。需指出,施工總承包人所提交的過程文件初始質量及其與發包人協同程度是決定文件質量的重要因素??梢運?,過程文件編審質量的程度具有相對性特點。

2.3編審內容的互補性。由于編審主體針對施工分包管理具有廣泛共同利益,以及暫估價招標活動由施工總承包人會同發包人共同組織,為此,兩者編審中展將呈現互補性特性。典型的,在資格預審及招標文件編審中兩主體均將圍繞對分包人的管控而相互補充有關約定,互相檢查和修正錯誤內容,為順利組織暫估價招標活動而協同努力。在項目管理人及監理人參與下,項目管理人將提供更為系統、科學的管理思路,從而使得過程文件進一步完善??梢運?,暫估價內容的資格預審及招標文件將形成各編審主體針對分包管理意志的疊加效應。

 

3 編審工作的前置條件

 

鑒于編審工作的復雜性,其順利開展必須一定前置條件。首先,在施工總承包招標階段,需在合同條件中就發包人與施工總承包人、監理人有關暫估價招標組織、文件編審的相關責任、權利、義務進行詳細約定。就協同工作及在利益出現對抗可能性情況下,施工總承包人對確保項目總實施目標實現和維護發包人利益做出的相關承諾。其次,需形成科學、完善的暫估價招標管理制度,進一步明確招標參與主體權利、義務和責任,明確分工與工作原則,特別針對例會、簽章及文件編審設計制度流程。再次,委托持積極態度且具備較強能力的中介咨詢機構,中介咨詢機構應具備與各參與主體溝通與服務能力。特別指出,施工總包人對中介機構的委托應征得發包人確認同意,以便于中介機構為發包人所實施的管理過程提供伴隨服務。此外,應強化對中介機構合同約束,提出精細化管理要求,將暫估價招標工作制度納入其合同條件。另外,還應組成由各參與主體相關專業人員參加招標工作組,定期召開工作協調例會,就有關分歧保持溝通與協調。小組人員應具備豐富經驗和較強溝通與談判能力,協調機制的核心是確保管理人、監理人在編審事項協調中的牽頭作用。在編審中,工程人員還應實時分析可能面臨的風險,最大程度地把握編審影響因素,增強預見性和判斷力,提早處置有關阻礙編審工作的事項。

 

4 過程文件分類與編審思路

 

4.1過程文件的分類。筆者結合實踐,梳理了暫估價招標過程文件,詳見表1所示。招標過程文件主要分為四類,即表格類、評審報告類、成果文件類以及往來文函類。

1 暫估價招標過程文件分類一覽表

序號

類別

主要類型

第一類

表格類

招標方式登記表、招標人委托招標登記表、招標公告發布單、資格預審文件備案表、資格預審評審專家和評標專家抽?。ǖ羌牽┥昵氡?、招標人擬派資格預審評審代表資格條件登記表、投標候選排序表、投標人投標資格登記表、招標文件備案表、評標專家抽取登記表、招標人擬派評標代表資格條件登記表、中標候選人公示登記表、中標通知書、合同簽訂備案表。

第二類

評審報告類

資格預審評審報告、評標報告

第三類

成果文件類

招標方案、合約規劃、資格預審文件、招標文件、工程量清單、招標控制價。

第四類

往來文函類

會議紀要、工作聯系單、代擬稿、、請示文函。

4.2不同類文件主要編審思路。針對表1中第一類即表格類文件,其大多為行政主管部門所發布的制式格式文件,審核重點是確保數據嚴謹與準確,如數據來源是否可靠,填報內容是否完整,以及是否與參考性文件保持一致等。針對表1中第二類即評審報告類文件,主要為評審類工作成果。應著重依照評審辦法,審查評委會所提交評審成果資料的完整性,對照評審程序檢查成果邏輯性,以及對評審分值進行復核等。針對表1中第三類即成果類文件,應重點審查與是否體現暫估價特點,對有關內容闡述是否科學等。表1中第四類即往來文函文件是由各參與主體針對暫估價分包管理有關事項的協調性文函,編審重點是確保內容描述是否準確表達編制人意圖,以及有關文字表述是否凝煉、嚴謹等。

4.3招標文件具體編審思路。鑒于分包管理工作復雜性,針對招標文件的編審十分重要。筆者從技術、經濟、商務三方面梳理總結招標文件編審思,詳見表2所示。


2 暫估價招標文件主要編審思路

類型

序號

主要編審思路說明

經濟方面主要要求

1

暫估價招標范圍應與施工總承包招標范圍進行對比,確保范圍一致或在施工總承包招標文件基礎上對暫估價范圍與施工總承包人自行施工范圍界面進行修正。

2

要求分包人圍繞暫估價開展深化設計及限額設計工作,在招標文件規定的控制價范圍對結算總價包干鎖定。

3

要求分包人按上限足額提交履約擔保,約定由于其自身原因對工程造成惡劣影響所應承擔的經濟責任。

4

對于政府投資項目,約定由于資金審批等原因而導致撥付延遲情況下,分包人不得拖延工程進度,并采取必要措施確保項目正常進行。

5

重點審查暫估價工程量清單及控制價文件中有關措施費用的約定,并進行必要對比分析,確保項目措施費用正確計取。

技術方面主要要求

6

提出分包人BIM實施的詳細要求,包括實施方案、工作成果等。

7

對分包人圍繞其專業承包及所提供產品所開展的深化設計提出詳細要求,要求對總設計人設計成果進行必要修正或優化,提出合理建議。對需由分包人提交的設計成果提出詳細的進度、質量要求等。

8

對招標文件中有關“技術標準與要求”章節內容進行審核,確保招標文件內容與項目總設計人所提交設計成果內容一致。對于無論是施工總承包人或發包人提出的技術要求,均應確保在設計成果中同步完善,確保技術、商務及經濟內容描述一致。

9

對分包人履約期間可能發生的風險進行識別,并在“技術標準與要求”章節提出技術應對方案,在合同條件提出相關約束條款。

商務

方面主要要求

10

將發包人關于項目管理全過程、全要素有關要求納入分包合同條件。

11

將施工總承包人管理要求納入分包合同條件,并檢查分包要求是否與項目總體實施目標保持一致。

12

將施工總承包人會同發包人對分包的履約評價機制納入招標文件,包括履約評價辦法并與分包價款支付關聯。

13

各參與主體研商關于暫估價招標資格預審評審委員會以及評標委員會組成問題,發包人擬派評審代表方案,由施工總承包人提出評委會組成方案并報發包人確認。

14

各參與主體研商關于資格預審評審辦法以及評標辦法,包括評審要素、分值設置、評審程序等,評審要素確定應以體現施工總承包人管理為基礎,確保評審要素選擇與合同條件、技術要求等保持一致。

15

提出中標人與發包人、管理人、監理人、施工總承包人及其他分包人配合與協同要求。

16

通過信用手段構建分包人管理約束機制,并將機制納入分包合同條件。

 

5 過程文件編審主要方法

 

5.1暫估價招標文件編審步驟。暫估價招標組織工作過程核心是要確保招標工作高效、順利推進,以便為項目總體實施提供良好保障。結合實踐,筆者提出暫估價招標文件編審步驟,詳見表3所示。編審過程中各方應力爭就分歧事項達成一致,對需決策事項堅持集體決策的原則,確保決策有據可依。對于重大分歧事項,應堅持書面上報,由高層級部門或項目機構研商決策,并堅持采取按程序處置原則。


3 暫估價招標文件主要編審步驟

序號

具體步驟說明

步驟一

各參與主體召開第一次會議。1)提出招標文件編審要求,部署編審任務;2)梳理并商議有關編審過程重點、難點及各方關切問題;3)聽取施工總承包人及中介機構編審工作思路。

步驟二

由施工總承包人牽頭就重點、難點及各方關切問題與開展溝通斡旋,廣泛交換意見,提出解決方案,并就其中大部分問題達成初步一致。

步驟三

按照第一次會議精神,在監理人的監督下,施工總承包人抓緊開展招標文件(含清單及控制價文件)編審,并形成“招標文件初稿版本”。

步驟四

各參與主體召開第二次會議。1)由施工總承包人牽頭,中介咨詢機構匯報招標文件初稿編制情況。2)研商分歧意見和各方關心的重點難點問題,達成共識并形成會議決議和紀要。3)根據第二次會議精神,在監理人監督下,由施工總承包人組織編制形成“招標文件成熟版本”。4)進一步梳理提出需要向上級請示匯報的重要內容。

步驟五

對于第二次會議尚未解決的重大分歧事項,由施工總承包單位形成書面意見,并上報各參與主體,并按照項目招標采購管理相關制度規定,實施事項決策及辦理文件簽章審批流程等。

步驟六

根據項目招標采購管理制度安排,以書面形式反饋最終意見,作為招標文件中有關分歧事項編審的依據。在監理人監督下,由施工總承包人落實最終意見并形成“招標文件終稿版本”,并對該版本進行封樣。

步驟七

針對招標文件終稿版本履行簽章手續,并報招投標行政監管部門,將其審核意見向各參與方通報,并按監管部門審核意見形成“招標文件發售版本”。


5.2暫估價過程文件編報流程。由于暫估價招標過程文件種類繁多、數量龐大,為提升文件編審效率,實踐中常采用同步報送過程文件進行審核的方式,即施工總承包人將過程文件同時發送給監理人、管理人及發包人進行同步審核。而各主體對所接收文件分別但需近乎同時對施工總承包人反饋的做法。需指出,即便是審核意見多批次提出,也可根據批次意見隨時組織修改完善。招標文件編制進程目標之一是確保成熟版盡早形成,而有關同步審核過程中所隨時修改的過程版本并非作為編審進度控制節點。有關同步審核流程詳見圖1所示。

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5.3暫估價招標文件版本控制。按照上述編審步驟開展工作,最重要的是做好招標文件版本控制。實踐中,招標文件發售時刻前時刻處于修改完善中。多主體同步審核及多批次意見陸續提出增加了文件修改與復核的難度。招標文件版本控制思路是指將招標文件劃分為初稿、成熟稿、發售稿三個版本進行控制。有關版本形成過程詳見表3所示。各主體僅應視上述三版成果本為編審里程碑,并在上述成果基礎上提出編審意見,而并非對其他過渡性版本文件反復復核。上述版本成果反映出編審工作無法逾越的三個重要階段。實踐中,版本控制方法有效促使過程文件盡快走向完善。

 

6 結束語

 

    工程人員只有深入了解暫估價招標過程文件編審內涵與特點,厘清編審主要思路并采取科學有效的方法,積極做好編審前必要準備,尤其是管理制度與協同機制建設,才能做好暫估價招標過程文件編審工作。規范的編審工作是實施暫估價招標科學管理的重要標志。筆者相信,隨著暫估價招標過程文件編審工作逐步規范與深入,施工總承包模式的實施必將取得更加良好效果,發包人所實施的招標管理工作也將更加富有成效。

 

參考文獻

[1]吳振全 張建圓.工程建設項目暫估價招標管理要點探討[J]工程經濟,2016(11).

[2]吳振全 朱迎春 劉松橋.工程施工招標文件編審思路探討[J招標采購管理,2015(08).

[3]吳振全 劉松橋 陳永暉 黃勝春.政府投資建設工程項目管理業務體系初探[J].項目管理技術,2015(8).

[4]吳振全.工程建設項目設計招標文件編審思路與要點[J]招標采購管理,2016(09).

[5]吳振全 劉松橋.工程建設項目履約評價機制的構建研究[J]工程經濟,2016(04).

[6]吳振全.建設工程暫估價若干問題的探討[J]工程經濟,2016(02).

 

 

 


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